Die Übergabe einer Mietwohnung markiert einen entscheidenden Moment im Mietverhältnis – sowohl bei Einzug als auch bei Auszug. Um Streitigkeiten zu vermeiden und alle Beteiligten abzusichern, sollte die Wohnungsübergabe stets sorgfältig dokumentiert werden. Hier findest du alle wichtigen Informationen, Tipps und eine Checkliste für dein Übergabeprotokoll.

Übergabeprotokoll erstellen

Das Übergabeprotokoll ist ein schriftliches Dokument, in dem der Zustand der Wohnung beim Ein- oder Auszug festgehalten wird. Es dient der Beweissicherung und sollte von beiden Parteien unterschrieben werden.

Inhalt des Übergabeprotokolls:

• Allgemeine Angaben (Datum, Uhrzeit, Adresse, beteiligte Personen)

• Zustand der einzelnen Räume (Böden, Wände, Fenster, Türen, Sanitär)

• Mängel und Beschädigungen (inkl. Fotos)

• Zählerstände (Strom, Wasser, Gas, ggf. Heizung, Öltank)

• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel

• Vereinbarungen zu ausstehenden Arbeiten oder Reparaturen

Tipps:

• Mach Fotos vom Zustand (mit Zeitstempel)

• Nutze eine digitale Vorlage oder Checkliste

• Beide Parteien unterschreiben lassen (mit Datum)

Zählerstände erfassen

Die Erfassung der Zählerstände bei der Übergabe ist besonders wichtig, um den Energieverbrauch eindeutig dem Mieter zuzuordnen und korrekte Abrechnungen zu ermöglichen.

Zu erfassende Zähler:

• Stromzähler (Zählernummer + Stand)

• Wasserzähler (kalt und warm)

• Gaszähler (falls vorhanden)

• Heizkostenverteiler / Öltankstand (bei Bedarf)

Die Zählernummern sollten mit denen auf den Versorgerunterlagen übereinstimmen. Idealerweise dokumentierst du die Stände mit einem Foto.

Schlüsselübergabe dokumentieren

Alle vorhandenen Schlüssel sollten exakt aufgeführt, gezählt und vom Mieter schriftlich quittiert werden. Dazu gehören:

• Wohnungsschlüssel

• Haustür-/Gebäudeschlüssel

• Briefkastenschlüssel

• Kellerschlüssel

• evtl. Tiefgaragen-/Stellplatz-/Zugangschips

Wichtige Hinweise:

• Vermerke auch, wenn Schlüssel fehlen oder nachgemacht wurden

• Lasse den Mieter bestätigen, dass keine weiteren Schlüsselkopien existieren

• Die Rückgabe erfolgt am besten bei der Wohnungsabnahme mit Quittierung

Checkliste für die Wohnungsübergabe

1. Termin und Uhrzeit festlegen

2. Protokollformular vorbereiten

3. Kamera oder Smartphone bereithalten

4. Alle Räume gemeinsam begehen

5. Mängel schriftlich und mit Fotos festhalten

6. Zählerstände notieren und fotografieren

7. Schlüssel zählen, aufführen und quittieren

8. Protokoll unterschreiben lassen

9. Jeder bekommt eine Kopie (oder digital versenden)

Ein ordentlich geführtes Übergabeprotokoll ist im Streitfall Gold wert. Es schafft Transparenz und gibt sowohl Vermieter als auch Mieter Rechtssicherheit. Auf Wunsch stellen wir dir gerne eine kostenlose Vorlage als PDF zur Verfügung.