Nebenkosten & Abrechnung – Das musst du als Vermieter wissen

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele private Vermieter ein wiederkehrendes Thema – und leider auch eine häufige Streitquelle. Damit du als Vermieter rechtssicher, transparent und effizient abrechnen kannst, findest du hier alle wichtigen Informationen rund um umlagefähige Kosten, Fristen und Best Practices.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Umlagefähige Nebenkosten (auch: Betriebskosten) sind laufende Kosten, die durch den Gebrauch des Mietobjekts entstehen und gemäß § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf den Mieter umgelegt werden dürfen – wenn dies im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurde.

Typische umlagefähige Nebenkosten:

  • Grundsteuer

  • Wasserversorgung

  • Abwasserentsorgung

  • Heiz- und Warmwasserkosten

  • Müllabfuhr

  • Straßenreinigung

  • Gebäudereinigung

  • Gartenpflege

  • Hausmeister

  • Schornsteinfeger

  • Beleuchtung (Allgemeinflächen)

  • Aufzug

  • Sach- und Haftpflichtversicherungen

  • Kabelanschluss

  • Wartung von technischen Anlagen (Heizung, Aufzug etc.)

 

💡 Tipp: Nur Kosten, die regelmäßig und dauerhaft entstehen, sind umlagefähig. Instandhaltungs- und Verwaltungskosten gehören nicht dazu.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter musst du dich bei der Abrechnung an gesetzlich vorgeschriebene Fristen halten:

FristBedeutung
12 Monate nach Ende der AbrechnungsperiodeDie Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.
VerfristungNach Ablauf dieser Frist kannst du keine Nachforderungen mehr geltend machen. Ausnahme: Du hast die Verspätung nicht zu vertreten.

 

🔁 Abrechnungszeitraum: In der Regel das Kalenderjahr – du kannst aber auch abweichende Zeiträume vereinbaren.

Wie sieht eine korrekte Nebenkostenabrechnung aus?

Eine korrekte Nebenkostenabrechnung enthält folgende Punkte:

  1. Name und Anschrift des Mieters

  2. Abrechnungszeitraum

  3. Gesamtkosten je Kostenart

  4. Verteilerschlüssel (z. B. nach Wohnfläche, Verbrauch, Einheiten)

  5. Anteil des Mieters

  6. Vorauszahlungen des Mieters

  7. Nachzahlung oder Guthaben

Verteilerschlüssel: So wird aufgeteilt

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Gesamtkosten auf die Mieter umgelegt werden.

VerteilerschlüsselTypisches Beispiel
Nach WohnflächeHeizkosten, Hausmeister, Gebäudeversicherung
Nach PersonenanzahlMüllabfuhr, Wasserverbrauch (wenn nicht gemessen)
Nach VerbrauchHeizung, Warmwasser (gesetzlich vorgeschrieben)
Einheitlich pro WohnungKabelfernsehen, Grundsteuer, Versicherungen

 

🔎 Hinweis: Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag oder der Abrechnung klar definiert sein.

Transparenz schafft Vertrauen

  • Belegeinsicht: Mieter haben das Recht, Einsicht in die Originalbelege zu nehmen.

  • Klarheit: Vermeide unverständliche Posten wie „sonstige Kosten“ ohne Erklärung.

  • Einheitliche Struktur: Verwende immer die gleiche, nachvollziehbare Abrechnungsform.

Häufige Fehler vermeiden

❌ Verwaltungskosten umgelegt – nicht erlaubt
❌ Nicht fristgerecht abgerechnet – keine Nachforderung möglich
❌ Fehlender Verteilerschlüssel – Mieter können Abrechnung anfechten
❌ Mischung von privaten und umlagefähigen Kosten – juristisch angreifbar

Digitaler Tipp: Abrechnungssoftware nutzen

Für private Vermieter mit mehreren Einheiten kann sich eine digitale Lösung lohnen – z. B.:

  • Vermietet.de

  • Immoware24

  • Domus 4000

Diese helfen dir bei der korrekten Verteilung, Belegerfassung und Erstellung professioneller Abrechnungen.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist mehr als nur Pflicht – sie ist Teil deiner Vermieter-Professionalität. Wer transparent, korrekt und fristgerecht abrechnet, vermeidet Konflikte, verbessert die Mieterbindung und wahrt seine Rechte.


📥 Tipp: Auf vermieterfuchs.de findest du bald auch eine kostenlose Musterabrechnung zum Download!

Nach oben scrollen